Wie delegiert man Aufgaben an Mitarbeiter? 7 Regeln für eine effektive Delegation

Aufgaben zu delegieren gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten eines Managers. Effektive Delegation bedeutet mehr als nur Arbeit zuzuweisen. Ein Mitarbeiter sollte verstehen, was erledigt werden muss, warum es wichtig ist, wann es fällig ist und woran ein erfolgreiches Ergebnis erkennbar ist.

Gute Delegation erhöht die Eigenverantwortung des Teams und gibt Managern mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert.

1. Das erwartete Ergebnis definieren

Beschreiben Sie das Ergebnis und nicht nur einzelne Tätigkeiten.

Statt „Überprüfe die Website“ können Sie beispielsweise ein Ergebnis formulieren wie: „Erstelle eine Liste der Fehler auf der Website mit betroffener Unterseite, Beschreibung und Priorität.“

Je klarer das Ergebnis, desto leichter lässt sich beurteilen, ob die Aufgabe abgeschlossen ist.

2. Eine klare Verantwortung zuweisen

Wenn die Verantwortung bei „dem Team“ liegt, ist häufig unklar, wer dafür sorgen soll, dass die Aufgabe tatsächlich abgeschlossen wird.

Auch wenn mehrere Personen mitarbeiten, sollte eine Person als Verantwortlicher festgelegt werden, die die Arbeit koordiniert und sicherstellt, dass das endgültige Ergebnis geliefert wird.

3. Einen konkreten Termin festlegen

„So schnell wie möglich“ ist kein sinnvoller Termin.

Verwenden Sie ein Datum, eine Uhrzeit oder ein vereinbartes Zeitfenster. Wenn die Aufgabe von anderen Arbeiten abhängt, sollten diese Abhängigkeiten bei der Terminplanung berücksichtigt werden.

4. Die Priorität festlegen

Mitarbeiter bearbeiten häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig. Eine neue Aufgabe benötigt daher einen Kontext zu ihrer Bedeutung.

Machen Sie deutlich, ob die Aufgabe kritisch, wichtig oder im Vergleich zu bestehenden Aufgaben nachrangig ist.

5. Den notwendigen Kontext bereitstellen

Fehlende Informationen sind eine häufige Ursache für Verzögerungen. Stellen Sie relevante Dokumente, Eingaben, Anforderungen und Informationen über Abhängigkeiten bereit.

Kontext bedeutet jedoch nicht, jeden einzelnen Schritt vorzugeben. Ziel ist es, den Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, selbstständig fundierte Entscheidungen zu treffen.

6. Festlegen, wie Blockaden gemeldet werden

Mitarbeiter sollten wissen, was zu tun ist, wenn eine Aufgabe gefährdet ist.

Eine einfache Regel lautet: Eine Blockade sollte gemeldet werden, sobald sie den Termin, den Umfang oder die Qualität beeinträchtigen könnte – idealerweise zusammen mit einem Lösungsvorschlag.

So kann der Manager Hindernisse beseitigen, bevor ein Termin verpasst wird.

7. Die Aufgabe nicht durch übermäßige Kontrolle wieder an sich ziehen

Delegation verliert ihren Wert, wenn der Manager anschließend jeden einzelnen Schritt vorgibt.

Definieren Sie Erwartungen und Kontrollpunkte und geben Sie dem Mitarbeiter anschließend den nötigen Freiraum, um zu entscheiden, wie die Arbeit erledigt wird.

Ein einfaches Framework für die Delegation

Prüfen Sie vor der Zuweisung einer wichtigen Aufgabe fünf Punkte:

1. Was? – Welches Ergebnis wird benötigt?
2. Wer? – Wer trägt die Verantwortung für die Aufgabe?
3. Wann? – Bis wann muss sie erledigt sein?
4. Priorität? – Wie wichtig ist sie?
5. Kontext? – Welche Informationen und Abhängigkeiten müssen bekannt sein?

Diese fünf Fragen helfen dabei, Aufgaben eindeutig zu formulieren und unnötige Rückfragen zu vermeiden.

Zusammenfassung

Effektive Delegation bedeutet, Ergebnis, Verantwortung, Termin, Priorität und Kontext klar zu definieren. Gleichzeitig sollte der Mitarbeiter genügend Freiraum erhalten, um die Aufgabe selbstständig auszuführen.