Wie überwacht man die Aufgaben von Mitarbeitern?

Die Überwachung von Mitarbeiteraufgaben sollte nicht bedeuten, ständig zu kontrollieren, ob jemand am Computer sitzt. Eine gute Arbeitsüberwachung bedeutet vor allem, dass der Manager weiß, was geplant wurde, welchen Status eine Aufgabe hat, ob Hindernisse aufgetreten sind und ob Unterstützung benötigt wird.

In einem gut geführten Team ist die Kontrolle der Aufgabenumsetzung Teil des Prozesses und keine Form der ständigen Überwachung. Dadurch behalten Mitarbeiter ihre Selbstständigkeit, während der Manager genügend Informationen hat, um auf Probleme zu reagieren.

Was sollte man tatsächlich überwachen?

Am sinnvollsten ist es, Ergebnisse und Fortschritt zu überwachen und nicht jede einzelne Aktivität eines Mitarbeiters. Je nach Team können dazu gehören:

• Status konkreter Aufgaben,
• Fertigstellungstermine,
• Prioritäten,
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben,
• aufgetretene Probleme,
• Aufgaben, die auf eine Entscheidung oder Freigabe warten,
• Fortschritt bei den Teamzielen.

Dieser Ansatz ist wesentlich nützlicher als lediglich die Anzahl der Stunden zu messen, die jemand am Computer verbringt.

Klare Aufgaben und Termine festlegen

Die Überwachung beginnt bereits bei der Delegation einer Aufgabe. Jede wichtigere Aufgabe sollte ein klar definiertes Ergebnis, eine verantwortliche Person, einen Termin und eine Priorität haben.

Statt „Kümmere dich um das Angebot für den Kunden“ ist es besser, ein konkretes Ergebnis zu definieren: „Bereite die erste Version des Angebots für Kunde X bis Mittwoch um 12:00 Uhr vor.“

Je eindeutiger eine Aufgabe formuliert ist, desto leichter lässt sich später beurteilen, ob sie erfüllt wurde.

Ein einfaches Statussystem verwenden

Nicht jede Aufgabe erfordert einen ausführlichen Bericht. In vielen Teams reicht ein einfacher Status:

• Zu erledigen – die Aufgabe wurde noch nicht begonnen.
• In Bearbeitung – die Arbeit läuft.
• Blockiert – eine Entscheidung, Information oder Handlung einer anderen Person wird benötigt.
• Zur Freigabe – das Ergebnis ist fertig und wartet auf Prüfung.
• Erledigt – die Aufgabe wurde abgeschlossen.

So kann der Manager schnell die Situation des gesamten Teams erfassen, ohne jede Person nach dem Fortschritt fragen zu müssen.

Ausnahmen überwachen, nicht jede Arbeitsminute

Eine der wirksamsten Regeln besteht darin, vor allem auf Abweichungen vom Plan zu reagieren. Wenn eine Aufgabe planmäßig voranschreitet, besteht normalerweise kein Grund, täglich in ihre Umsetzung einzugreifen.

Mehr Aufmerksamkeit verdienen Aufgaben, die:

• verspätet sind,
• blockiert sind,
• von anderen Personen abhängen,
• eine hohe Priorität haben,
• wiederholt verschoben werden.

So kann der Manager seine Aufmerksamkeit dort einsetzen, wo sie tatsächlich etwas bewirken kann.

Ein Aufgabenmanagement-Tool verwenden

Mit zunehmender Zahl von Projekten und Mitarbeitern können Informationen über Aufgaben auf E-Mails, Chats und Tabellen verteilt sein.

Ein Aufgabenmanagement-System kann Verantwortliche, Termine, Prioritäten und Status zentral zusammenführen. Dadurch muss der Manager weniger Informationen manuell zusammentragen.

Statusdaten sind nicht die ganze Geschichte

Ein Status wie „In Bearbeitung“ erklärt nicht, warum eine Aufgabe länger als erwartet dauert. Wenn eine Aufgabe zu lange offen bleibt, sollte der Manager mit der verantwortlichen Person sprechen und die tatsächliche Ursache klären: unklare Anforderungen, fehlende Informationen, Abhängigkeiten, unzureichende Ressourcen oder ein unrealistischer Termin.

Die Überwachung von Aufgaben sollte Gespräche unterstützen, nicht ersetzen.

Zusammenfassung

Eine effektive Überwachung von Mitarbeiteraufgaben basiert auf klaren Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Terminen, Prioritäten und Statusangaben. Manager sollten sich auf Ergebnisse, Risiken und Abweichungen konzentrieren und Mitarbeitern gleichzeitig ausreichend Selbstständigkeit bei der Umsetzung lassen.