Jak delegować zadania pracownikom?

Delegowanie zadań to jedna z podstawowych umiejętności managera. Nie chodzi jednak o samo przekazanie komuś obowiązku. Skuteczne delegowanie polega na takim określeniu zadania, aby pracownik wiedział co ma zrobić, po co, do kiedy i jaki rezultat jest oczekiwany.

Dobre delegowanie zwiększa samodzielność zespołu i pozwala managerowi skupić się na zadaniach wymagających jego bezpośredniego udziału.

1. Określ oczekiwany rezultat

Zamiast opisywać wyłącznie czynności, określ rezultat. Pracownik powinien wiedzieć, po czym poznasz, że zadanie zostało wykonane prawidłowo.

Na przykład zamiast „sprawdź stronę internetową” można napisać: „przygotuj listę błędów na stronie wraz z adresem podstrony, opisem problemu i priorytetem”.

2. Przypisz jedną osobę odpowiedzialną

Jeżeli za jedno zadanie odpowiada „cały zespół”, w praktyce często nie wiadomo, kto powinien doprowadzić je do końca.

Nawet jeśli nad zadaniem pracuje kilka osób, warto wskazać jednego właściciela odpowiedzialnego za koordynację i finalny rezultat.

3. Ustal termin

Termin powinien być konkretny. „Jak najszybciej” nie jest terminem, który pozwala dobrze zarządzać pracą.

W zależności od zadania warto określić dokładną datę, godzinę lub przedział czasowy. Jeśli zadanie jest zależne od innych prac, trzeba uwzględnić również te zależności.

4. Określ priorytet

Pracownik może mieć kilka zadań z terminami przypadającymi w podobnym czasie. Dlatego samo przypisanie kolejnego taska nie zawsze wystarcza.

Warto określić, czy zadanie jest krytyczne, ważne czy może zostać wykonane po innych obowiązkach.

5. Przekaż niezbędny kontekst

Brak informacji jest częstą przyczyną opóźnień. Przy delegowaniu zadania warto przekazać materiały, dane wejściowe, wymagania oraz informacje o osobach, od których pracownik może potrzebować pomocy.

Nie oznacza to jednak konieczności opisania każdego kroku. Celem jest zapewnienie kontekstu, a nie napisanie instrukcji do każdej czynności.

6. Ustal sposób sygnalizowania problemów

Pracownik powinien wiedzieć, co zrobić, gdy nie może wykonać zadania w terminie. Prosta zasada może brzmieć: jeśli pojawia się blokada, należy ją zgłosić od razu wraz z opisem problemu i propozycją rozwiązania.

Dzięki temu manager dowiaduje się o ryzyku przed upływem terminu, a nie dopiero po nim.

7. Nie odbieraj odpowiedzialności przez nadmierną kontrolę

Delegowanie traci sens, jeśli manager po przekazaniu zadania wykonuje je razem z pracownikiem krok po kroku.

Właściwe podejście polega na ustaleniu oczekiwań i punktów kontrolnych, a następnie pozostawieniu pracownikowi przestrzeni do wykonania pracy.

Prosty schemat delegowania

Przed przekazaniem zadania można sprawdzić pięć elementów:

1. Co? – jaki rezultat ma powstać?
2. Kto? – kto odpowiada za wykonanie?
3. Kiedy? – jaki jest termin?
4. Priorytet? – jak ważne jest zadanie względem innych?
5. Kontekst? – jakie informacje i zasoby są potrzebne?

Jeżeli wszystkie pięć elementów jest jasnych, prawdopodobieństwo nieporozumień znacząco spada.

Podsumowanie

Skuteczne delegowanie zadań pracownikom nie polega na przekazywaniu jak największej liczby obowiązków. Chodzi o jasne określenie odpowiedzialności, rezultatu, terminu, priorytetu i potrzebnego kontekstu.

Dobrze delegowane zadanie jest jednocześnie łatwiejsze do wykonania i łatwiejsze do późniejszego monitorowania.